Medlemshantering

Skojjt hanterar medlemmar genom koppling till Scoutnet, Sveriges Scouternas centrala medlemsregister.

Scoutnet-import

Det primära sättet att lägga till och uppdatera medlemmar är att importera från Scoutnet. Denna funktion är tillgänglig för registeransvariga.

Så gör du en import

1. Gå till kårens sida
2. Klicka på Scoutnet Import
3. Välj vilka avdelningar du vill importera
4. Klicka på Importera

Importen hämtar:

• Nya medlemmar – läggs till i Skojjt
• Uppdaterade uppgifter – namn, personnummer och kontaktinfo synkas
• Avdelningstillhörighet – medlemmar placeras i rätt avdelning
• Roller – ledare och deltagare identifieras

Tips: Ändringar i patruller och avdelningstillhörighet kan synkas tillbaka till Scoutnet med Scoutnet synk (se nedan).

API-nyckel för import

För att Scoutnet-importen ska fungera behöver kåren ha en giltig API-nyckel konfigurerad. Nyckeln hämtas från Scoutnet:

1. Logga in i Scoutnet och gå till kårens administrationssida
2. Klicka på fliken Webbkoppling
3. Under API-nycklar och endpoints, leta efter "Get a detailed csv/xls/json list of all members"
4. Klicka på Generera nyckel om det saknas en nyckel
5. Kopiera nyckeln och klistra in den i Kårinställningar → Scoutnet API-nycklar i Skojjt

Se Scoutkårer & avdelningar för mer detaljer om hur du sätter upp en ny kår.

Scoutnet synk – skicka tillbaka avdelning och patrull

Med Scoutnet synk kan du skicka ändringar i avdelningstillhörighet och patruller tillbaka till Scoutnet. Skojjt jämför den aktuella terminen med vad som finns i Scoutnet och visar vilka skillnader som kan synkas.

Förutsättningar

Scoutnet synk kräver två API-nycklar konfigurerade under Kårinställningar → Scoutnet API-nycklar:

1. "Get a detailed csv/xls/json list of all members" – samma nyckel som används för import. Behövs för att hämta nuvarande data från Scoutnet och jämföra med Skojjt.
2. "Update membership" (api/organisation/update/membership) – en separat nyckel som ger Skojjt skrivrättigheter att uppdatera avdelning och patrull i Scoutnet.

Båda nycklarna hämtas från Scoutnet:

1. Logga in i Scoutnet och gå till kårens administrationssida
2. Klicka på fliken Webbkoppling
3. Under API-nycklar och endpoints, generera nycklar för respektive endpoint
4. Kopiera nycklarna och klistra in dem i Kårinställningar i Skojjt

OBS: Utan API-nyckeln för "Update membership" kan Skojjt inte skicka ändringar till Scoutnet. Importnyckeln räcker inte – den ger bara läsrättigheter.

Så här gör du

1. Gå till kårens terminsvy (avdelningsöversikten)
2. Klicka på Synka med Scoutnet
3. Skojjt hämtar aktuell data från Scoutnet och visar en förhandsgranskning av ändringarna:
   • Avdelningsbyten – medlemmar som tillhör en annan avdelning i Skojjt än i Scoutnet
   • Patrullbyten – medlemmar som tillhör en annan patrull i Skojjt än i Scoutnet
4. Granska ändringarna och klicka Skicka till Scoutnet för att genomföra synkningen

Vad synkas?

• Avdelningstillhörighet – om en deltagare (ej ledare) har bytt avdelning i Skojjt skickas den nya avdelningen till Scoutnet
• Patrulltillhörighet – om en medlem har bytt patrull i Skojjt skickas den nya patrullen till Scoutnet

Begränsningar

• Ledare synkas inte för avdelningsbyten, eftersom ledare kan ha roller i flera avdelningar
• Lokalt skapade avdelningar (som inte finns i Scoutnet) kan inte synkas – dessa medlemmar hoppas över
• Patruller som saknar Scoutnet-ID kan inte synkas – kör en Scoutnet-import först så att patruller får sina ID:n

Manuellt tillagda medlemmar

Om en person inte finns i Scoutnet kan du lägga till dem manuellt via Lägg till medlem (tillgänglig för registeransvariga).

Borttagna medlemmar

När en medlem tas bort från Scoutnet och ni gör en ny import:

• Medlemmen tas inte bort från Skojjt automatiskt
• Medlemmen markeras som borttagen/inaktiv
• Historisk närvarodata bevaras för rapportering

Du kan manuellt ta bort en medlem från en avdelning om personen inte längre ska vara där.

Alla medlemmar

Registeransvariga kan se en lista över alla medlemmar i kåren, oavsett avdelningstillhörighet. Sidan nås från kårens meny.

Listan visar namn, ålder, e-post, mobil, adress och status. Du kan:

• Söka – filtrera på namn, e-post eller telefonnummer med sökfältet
• Sortera – klicka på kolumnrubrikerna för att sortera listan
• Visa borttagna – slå på reglaget för att inkludera borttagna medlemmar (markerade med röd etikett)
• Exportera – klicka Exportera för att ladda ner medlemslistan som CSV-fil

Klicka på en medlems namn för att öppna personsidan med fullständig information.

Personsida

Klicka på en medlems namn i en avdelning eller i listan med alla medlemmar för att öppna personsidan. Här visas detaljerad information om personen:

Kontaktuppgifter

E-post, telefon, mobilnummer och adress. Alla kontaktuppgifter är klickbara – e-post öppnar ditt e-postprogram och telefonnummer ringer direkt.

Vårdnadshavare

Namn, e-post och mobilnummer till vårdnadshavare. Dessa uppgifter importeras från Scoutnet.

Medlemskap

Medlemsnummer, personnummer och medlemsår. Om personen har tagits bort från Scoutnet visas en röd Borttagen-markering.

Avdelningar

En lista med alla avdelningar personen tillhör, med termin, patrull och roll (ledare/deltagare). Klicka på en avdelning för att navigera till närvarokortet.

Märkesframsteg

Alla märken personen påbörjat eller klarat visas som kort med framstegsindikator. Klicka på ett märke för att se märkets detaljer.

Personnummer

Personnummer används för att identifiera medlemmar och för att bestämma kön vid DAK-rapportering:

Detta påverkar bidragsberäkningen i DAK-exporten.